CARA MEMISAHKAN ATAU MEMBAGI ISI SEL DI EXCEL

TEXT TO COLUMNS 

CARA MEMISAHKAN ATAU MEMBAGI ISI SEL DI EXCEL

Panduan fitur Text to Columns pada excel untuk memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom di excel berdasarkan tanda pemisah atau tanda pembatas tertentu atau berdasarkan jumlah karakter.

Bagaimanakah cara memisahkan atau membagi isi sel yang tersusun pada sebuah kolom di excel menjadi beberapa kolom?

Secara umum, saat Anda menggunakan excel, ada kalanya Anda ingin memisahkan isi sebuah sel excel ke dalam beberapa kolom berbeda berdasarkan karakter atau tanda baca tertentu, misalnya spasi ( ), koma (,), Titik koma (;), strip (-) dan lain sebagainya.

Kasus semacam ini terjadi misal saat anda mendapatkan sebuah file yang memuat data tempat dan tanggal lahir menjadi satu pada sebuah kolom tertentu. Kemudian anda ingin memisahkan tempat dan tanggal lahir tersebut pada kolom berbeda sehingga bisa digunakan sebagai acuan untuk menghitung umur atau untuk keperluan lainnya.

Kasus lain misalnya anda mendapatkan sebuah file hasil import dari sumber lain dalam format CSV (Comma Separated Values) dimana informasi atau data pada file berformat csv biasanya berada dalam 1 kolom kemudian anda ingin membagi atau memisahkan informasi pada file tersebut ke dalam beberapa kolom berbeda sehingga data yang anda olah akan lebih mudah untuk di urutkan (Sorting), di filter berdasarkan kriteria tertentu atau melakukan analisa lebih lanjut dari data tersebut.

Untuk kebutuhan semacam ini Microsoft Office Excel telah menyediakan fitur khusus yang disebut dengan Text to Columns.

Lalu bagaimana cara menggunakan Text to Columns pada excel? Mari kita pelajari bersama.

1.    Cara Split Cell dengan Text To Columns

2.    Memisahkan Isi Sel Berdasarkan Delimiter/Tanda Pemisah

3.    Memisahkan Isi Sel Berdasarkan Jumlah Karakter

CARA SPLIT CELL DI EXCEL DENGAN FITUR TEXT TO COLUMNS

Text to Columns pada excel adalah sebuah fitur yang digunakan untuk membagi atau memisahkan isi sebuah sel menjadi 2 kolom atau lebih berdasarkan tanda pemisah atau pembatas (delimiter) tertentu semisal koma(,), titik koma(;), strip(-) dan spasi( ) atau memisahkannya berdasarkan panjang karakter tertentu (fixed length).

Contoh kasus yang sudah pernah kita bahas misalnya adalah digunakan untuk memisahkan nama depan dan nama belakang di excel.

Dengan Fitur Text to Columns ini akan memungkinkan anda untuk membagi sebuah sel berdasarkan 2 kriteria utama:

1.    Memisahkan sel berdasarkan tanda pembatas tertentu (delimiter).

2.    Memisahkan sel berdasarkan panjang/lebar teks tetap (fixed width).

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai cara untuk membagi sel berdasarkan kedua kriteria tersebut.

MEMISAHKAN ISI CELL BERDASARKAN DELIMITER

Sebagai contoh misalnya anda memiliki sebuah data pemesan barang seperti berikut ini:

Dari data tersebut, terlihat bahwa kolom pertama merupakan data pemesan terdiri yang tersusun dari nama pemesan, alamat dan tanggal traksaksi pesanan yang dipisahkan oleh karakter atau tanda baca koma(,). Sedangkan kolom kedua berisi jumlah pesanan barang.

Dari data pesanan ini kita ingin memisahkan atau membagi isi setiap sel pada kolom pemesan sehingga terpisah ke dalam beberapa kolom berdasarkan tanda pembatas koma tersebut.

Cara menggunakan fitur Text to columns untuk membagi sel atau kolom tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Pastikan dimana anda akan meletakkan hasil pemisahan data. Jika setelah sel atau kolom yang akan anda bagi ada data pada kolom lain yang tidak boleh ditindih, maka sisipkan sejumlah kolom untuk menampung hasil pemisahan sel. Sebagai contoh hasil pemisahan sel akan saya letakkan mulai sel B2 sehingga saya menyisipkan 4 kolom tambahan dan memberi nama kolom sesuai kebutuhan seeperti berikut:

*Tahap ini bisa anda lewati jika pada kolom sebelah data yang akan anda pisahkan tidak ada data lain yang mungkin akan tertimpa.

2.    Seleksi atau pilih sel-sel yang ingin Anda pisahkan, pada contoh ini adalah range A2:A12, kemudian pilih menu Text to columns yang ada di Tab Data >> Group Data Tools.

3.    Selanjutnya akan muncul kotak dialog Convert Text to Columns wizard seperti berikut ini:

Proses pemisahan atau pembagian sel dengan Text to Columns ini ada ada 3 Tahap (step). Pada Tahap pertama ini Anda perlu menentukan bagaimana sel-sel akan dibagai atau dipisah dalam beberapa kolom. Sebab kita menghendaki pemisahan sel berdasarkan delimiter atau tanda pemisah tertentu (tanda koma) maka pilihlah opsi Delimited seperti di gambar contoh atas.

Berikutnya klik Next.

4. Pada Step kedua, Anda akan diminta untuk menentukan delimiter atau tanda pembatas apa yang anda gunakan sebagai kriteria pemisahan sel atau kolom tersebut. Opsi delimiter yang disediakan adalah yang umum digunakan yakni Tab, Semicolon(;), Comma(,), dan Space( ). Jika anda menggunakan delimiter lain semisal tanda garis miring(/) atau garis tegak (|) masukkan karakter tersebut pada kotak disebelah opsi Other:.

Pada contoh tahap ini pilih koma dan spasi sebagai delimiter serta pastikan bagian Treat consecutive delimiters as one tercentang dan bagian Text qualifier menunjukkan petik ganda (") seperti contoh, atau silahkan atur sesuai kebutuhan jika Anda menggunakan data yang berbeda.

§  Treat consecutive delimiters as one: Apabila data Anda mungkin berisi dua atau beberapa delimiter berturut-turut, sebaiknya pastikan opsi ini tercentang.

§  Text qualifier: Gunakan opsi ini ketika beberapa teks diapit dengan tanda kutip tunggal atau ganda, dan Anda ingin bagian teks seperti itu tidak dipisahkan.

§  Data preview: Perhatikan bagian ini sebelum Anda klik NEXT untuk melanjutkan ke step berikutnya untuk memastikan bahwa fitur Text to Columns memisahkan data dengan benar sesuai yang Anda inginkan.

Untuk melanjutkan klik NEXT.

5. Pada Step ketiga, Anda akan diminta untuk menentukan format untuk masing-masing kolom hasil pemisahan sel serta menentukan dimana hasil pembagian sel akan diletakkan.

§        Column data format: Secara default, Text to Columns menerapakan format general untuk setiap kolom hasil pemisahan data. Pda banyak kasus format general sudah dapat memnuhi kebutuhan. Namun, untuk beberapa kasus tertentu adakalanya Anda perlu menentukan format untuk kolom tertentu.

Jika anda menghendaki beberapa kolom tertentu sebagai hasil pemisahan data tidak ikut di tampilkan, atur kolom tersebut sebagai Do not import column (skip)

§       Destination: Untuk memberi tahu Excel atau Text to Columns di mana Anda ingin menampilkan atau meletakkan hasil pemisahan sel, tulis secara manual atau letakkan kursor kemudian pilih sel mana yang ingin anda gunakan. Biarkan saja bagian ini jika Anda ingin menindih data awal anda dengan data baru hasil pemisahan. Atau tentukan sel lain yang anda kehendaki.

6. Untuk mengakhiri text to Columns wizard ini klik Finish dan perhatikan hasilnya.

TIPS: 

Jika hasil text to column belum sesuai dengan yang Anda inginkan, gunakan Menu Undo atau dengan Shortcut Ctrl + Z untuk mengembalikan hasil pemisahan sel ke semula.

MEMISAHKAN ISI CELL BERDASARKAN FIXED WIDTH

Jika pada bagian sebelumnya kita memisahkan isi sel berdasarkan tanda pembatas atau karakter pemisah tertentu. Pada bagian ini kita akan menggunakan Fitur Text to Columns untuk memisahkan isi sel berdasarkan jumlah karakter.

Meskipun mungkin jarang dibutuhkan, tidak ada salahnya Anda mempelajari bagaimana cara menggunakan Text to Columns dengan opsi fixed with ini.

Sebagai contoh misalnya anda mempunyai data nomor ID seperti di bawah ini, kemudian Anda ingin membaginya menjadi 3 kolom. Kolom pertama mengambil 2 karakter, kolom kedua mengambil 4 karakter berikutnya, dan sisanya untuk kolom ketiga.

Langkah-langkah menggunakan Text to Columns untuk memisahkan isi sel berdasarkan jumlah karakter adalah sebagai berikut:

1. Seleksi range data atau kolom yang akan kita pisahkan, kemudian aktifkan fitur Text to Column seperti cara sebelumnya.

2. Setelah muncul Convert Text to Columns wizard, pilihlah Fixed width untuk memisahkan isi sel berdasarkan jumlah karakter. Selanjutnya klik NEXT.

3. Pada bagian data preview, atur pada posisi mana isi sel akan dipisah/dibagi. Klik pada posisi yang anda inginkan dan tambahkan garis pemisah tambahan pada posisi lain jika diperlukan. Untuk merubah posisinya klik dan tahan garis tersebut kemudian geser ke kanan atau kekiri sesuai kebutuhan. Untuk meghapusnya gunakan klik ganda pada garis tersebut.

Perhatikan contoh berikut untuk mengatur pemisahan isi sel pada karakter ke-3 dan ke-7.

4. Jika sudah selesai, Anda bisa klik Finish untuk mengakhiri pemisahan data atau Klik NEXT jika diperlukan untuk mengatur pemformatan dan posisi peletakan hasil pemisahan data seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Jika anda mendapatkan pesan "There's already data here. do you want to replace it" saat menggunakan fitur Text to Columns, pesan ini menunjukkan bahwa pemisahan sel akan menyebabkan beberapa data lain tertindih, jika Anda yakin proses ini benar silahkan pilih OK atau Cancel untuk mengatur ulang proses pemisahan isi sel.

Jika anda ragu pilih saja OK, toh jika ada yang salah anda bisa menekan Ctrl + Z untuk mengembalikan data ke semula.

Bagaimana cukup mudah bukan?

Selain menggunakan fitur Text to Column, jika anda menggunakan excel 2013 atau excel 2016 sebaiknya anda juga mencoba menggunakan Fitur Flash Fill yang bisa juga dimanfaatkan untuk memisahkan isi sel semacam ini.

Selamat Mencoba dan Semoga Bermanfaat !!!